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Zett – Das Magazin der Zürcher Hochschule der Künste – 1 – 2013

Reservationstool und die Kultur der Zusammenarbeit

Toni-Areal / Zett 1–13 53 Vier Grundsätze der ZHdK-Raumverwaltung im Toni-Areal: · Kultur der Zusammenarbeit: Mit Flächenressourcen wird bewusster umgegangen, da mehr Räume gemeinsam genutzt werden. · Transparenz: Alle Räume im Reservationstool sind für alle ZHdK-Angehörigen einsehbar. Ausgenommen sind Büros und Nebennutzflächen. · Wirtschaftliches Denken: Infrastrukturelle, technische und personelle Ressourcen werden kostenbewusst und zweckmä- ssig genutzt und Leerstände vermieden. · Priorität der Lehre: Der Unterricht und die vom Lehrplan vorgesehenen Veranstaltungen haben Priorität. Reservationstool Drei Fragen an das Entwicklungsteam des Reservationstools, beantwortet von Michael Bürgi, Senior-Applikationsentwickler im ITZ. Was sind die Herausforderungen dieses Projekts? Die grössten Herausforderungen sind das Berechtigungs- und das Reservationsmodell. Ein paar fiktive Beispiele: Studieren- de dürfen einen Raum nur dann reservieren, wenn ein defi- niertes Zeitkontingent nicht überschritten wird, Dozierende sind hingegen nicht an diese Einschränkung gebunden. Einen Schnittplatz wiederum darf nur buchen, wer eine Berechti- gung dazu hat und zusätzlich Angaben zum Projekt und zur benötigten Ausstattung hinterlegt. Warum wird kein Standardtool eingesetzt? Der Benutzerkreis ist sehr weit und reicht vom Sekretariats- mitarbeiter, der rasch Dutzende von Reservationen für die Lehre erstellen möchte, bis zur Gelegenheitsbenutzerin, die einmal im Jahr einen Raum bucht. Diese unterschiedlichen Bedürfnisse stellen komplexe Anforderungen an ein Reserva- tionstool. Das ist unter anderem der Grund dafür, dass keine Standardsoftware eingesetzt werden kann. Wird es eine App geben? Eine App ist nicht geplant. Aber mit dem Smartphone kann man den QR-Code (Quick Response Code) einscannen, der vor den meisten Räumen angebracht ist. Damit gelangt man auf eine Informationsseite mit Reservationsmöglichkeit. Ausser- dem stehen im Haus mehrere Reservierstationen. * Franziska Karpf ist Gruppenleiterin Planung des Informationstechnologie- Zentrums ITZ (franziska.karpf@zhdk.ch), Alessandra Zanotelli ist Leiterin Facility Management und Leiterin des ZHdK-Projektteams Toni-Areal (alessandra.zanotelli@zhdk.ch). optimale raumnutzung im toni-areal Auf dem Campus Toni-Areal werden der ZHdK rund tausend Räume zur Verfügung stehen, die Hälfte davon wird über ein gemeinsames Reservationstool bewirtschaftet. Mit einem neuen Raumverwaltungskonzept sollen die Raumressourcen optimal genutzt werden können. Franziska Karpf, Alessandra Zanotelli* Am Anfang der neuen Raumplanung stand die Knacknuss, dass sich der Bedarf an Theorieräumen mit dem Umzug nicht ändern wird, das Toni-Areal aber weniger Theorieräume zählt, als bisher vorhanden waren. Die Lösung liegt in mehr gemein- sam genutzten Räumen und in deren zentraler Verwaltung. Weil die Theorieräume im Toni-Areal eine wenig komplexe, flexible Ausstattung aufweisen, werden sie für viele verschie- dene Zwecke und Bedürfnisse nutzbar sein. Durch die zen- trale Verwaltung der Räume – dazu gehören auch Räume an der Gessnerallee und der Ausstellungstrasse 60 – sollen die Raumressourcen optimal ausgelastet, die Transparenz für alle Beteiligten erhöht und die Raumsuche erleichtert werden. Das Facility Management erhielt 2010 den Auftrag, die Aus- lastung der Theorieräume zu überprüfen. Eine Simulation, in der alle Theoriestunden berücksichtigt wurden, ergab eine hohe Auslastung. Gefragt war nun eine grundsätzliche orga- nisatorische Lösung, wie man mit den Raumressourcen zu- künftig umgehen will. Unter Einbezug der Lehrpläne wurde ein Raumverwaltungskonzept erstellt, das sämtliche Prozesse, RollenundOrganisationenabbildete.AufderGrundlagedieses Konzepts entwickelt das Informationstechnologie-Zentrum (ITZ) derzeit ein neues Reservationstool. Die Nutzerinnen und Nutzer werden zum gegebenen Zeitpunkt eingeführt. Raumkategorien In der Raumverwaltung wird zwischen Hauptmieterräumen und Poolräumen unterschieden. Hauptmieterräume sind einem Departement, dem Rektorat oder den Services zuge- ordnet und werden dort verwaltet sowie primär genutzt. Pool- räumewerdenvonverschiedenenDepartementenbenutztund sind zentral verwaltet. Es wird zwischen Theorie-, Praxis- und Event-Poolräumen unterschieden. Theorie-Poolräume sind Seminarräume und Hörsäle. Unter Praxis-Poolräumen versteht man Werkstätten, IT-Schulungsräume, Schnittplät- ze, Studios usw. Event-Poolräume sind zum Beispiel der Vor- tragssaal, die Konzertsäle, das Kino, Ausstellungsflächen und Bühnen. Jedem Departement sind Theorie-Poolräume zugeordnet, auf die es einen zeitlich prioritären Zugriff hat. Ein ZHdK-weiter Terminplan regelt die Semesterplanung und -durchführung für alle Nutzerinnen und Nutzer. Das Reservationstool wird solche Zeitpläne abbilden können. Pro Raum und Benutzer- gruppe kann so eine Reservationsberechtigung hinterlegt wer- den, die zum Beispiel definiert, wer im Mai eine Reservation für einen Schnittplatz für das Herbstsemester vornehmen darf.

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